Al escuchar estos dos conceptos, "magia" y "caos", pensaríamos que son completamente opuestos. Sin embargo, al hablar de eventos, no existen dos palabras que vayan mejor de la mano.
La magia se define como un conjunto de conocimientos, prácticas, trucos y habilidades con los que se pretende conseguir cosas extraordinarias. El caos, por otro lado, es el estado originario y confuso de la materia que se supone anterior a la ordenación del universo. Finalmente, un evento es un suceso importante y programado. Así que, ¿de qué forma se enlazan estos tres conceptos?
El caos en un evento surge desde el inicio, en el momento en el que cruza por la mente de un individuo el pensamiento “Como que estaría bien organizar algo para esta fecha importante”, ahí comienza el caos para definir fechas, lugares, temáticas, estilos, colores, atmósfera, alimentos, sensaciones y sobre todo el objetivo de todo eso. Organizar un evento puede ser una tarea emocionante y desafiante, incluso algunos lo definen como una locura organizada, ya que únicamente hay dos resultados posibles: cuando todo funciona según lo planeado, el resultado puede ser mágico, pero cuando las cosas salen mal, el caos puede reinar y poner todo de cabeza.
Sin embargo, mientras el caos va surgiendo, la magia también comienza a fluir. Poco a poco lo que comenzó sólo como una idea se va transformando en realidad y cada avance dentro de la planeación se convierte en algo visible, permitiendo que un concepto cobre vida.
La magia detrás del caos en un evento siempre va a radicar en la capacidad que tenemos para adaptarnos a los cambios que surgen en el minuto cero. A menudo como organizadores lidiamos con cientos de imprevistos a lo largo de toda la planeación, y encontrar soluciones creativas es lo que hace que el evento sea memorable.
El caos es parte natural del proceso de un evento. Si todo fuera perfecto, los organizadores no existiríamos. Nuestra verdadera habilidad está en ser capaz de anticipar los posibles problemas y tener un plan de contingencia en caso de que algo salga mal.
La magia también está presente cuando la creatividad sale a flote, es decir, cuando algo no marcha como inicialmente se esperaba surge la oportunidad de encontrar una solución que sorprenda y quede grabada en la mente de todos los asistentes.
Y lo que es más importante, la magia detrás del caos en los eventos radica completamente en la capacidad para trabajar en equipo, en la confianza que existe entre proveedores, clientes y staff, ya que es fundamental para que la experiencia sea por completo satisfactoria para todas las partes involucradas. La comunicación clara y la coordinación eficaz ayuda a reducir el caos.
Y, como la definición de “magia” lo dice, un organizador de eventos siempre va a conseguir cosas extraordinarias, aunque al inicio todo parezca confuso y caótico.
